Un(e) assistant(e) formation

Description du poste :

Description du poste :

Promotion Santé Nouvelle-Aquitaine recherche pour son antenne de la Haute Vienne, un.e assistant.e formation, en CDI, à temps complet.
Le pôle formation est constitué de deux formateurs régionaux, de chargés de projets intervenant en formation et d’une équipe administrative dédiée.
Vous aurez à gérer la partie administrative et logistique des formations, dans le respect de la certification Qualiopi, en assurant une coordination efficace entre tous les acteurs de la formation (les formateurs, les apprenants, les partenaires, les financeurs ainsi qu’avec toute l’équipe de Promotion Santé Nouvelle-Aquitaine).

Activités principales :

Accueil et coordination des informations des différents interlocuteurs :

• Accueil téléphonique et traitement du courrier et des mails des différents publics (apprenants, financeurs, prescripteurs, entreprises) ;
• Information des interlocuteurs concernant les formations (offres de formation, modes de financement…) ;
• Appui des publics à la constitution des dossiers de financement et mise en œuvre des co-financements appropriés (demande de financement,…) ;
• Recherche d’informations (données financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants ;
• Diffusion et transmission des informations aux apprenants, à l’équipe pédagogique, aux services supports ;
• Collecte d’informations et constitution de dossiers (par exemple : réponse à des appels d’offres, certification, renouvellement d’agrément).

Suivi administratif des prestations de formation :

• Réalisation et suivi des dossiers de formation via le logiciel DIGIFORMA et leur conformité pour répondre aux normes de la certification QUALIOPI (feuilles d’émargement, conventionnement, attestation de formation; et saisie et archivage des différents documents à l’issue des formations…) ;
• Réalisation, suivi et mise à jour des dossiers des personnes en formation avec les organismes tels que DPC, FIFLP, France Travail…;
• Suivi de toute la logistique des formations (location de salle, repas, envoi des convocations…) ;
• Réaliser, éditer et suivre l’envoi des factures aux clients et OPCO, suivi de la facturation, et relance si nécessaire ;
• Réalisation de bilans des formations réalisées (reporting) ;
• Classement et archivage des dossiers liés aux formations et aux apprenants ;
• Suivi et mise à jour de procédures liées à l’organisation administrative des prestations de formation.

Caractéristiques du poste :

• Poste en CDI à temps complet ;
• Poste basé à Limoges ;
• Rémunération : selon expérience.